Next Library 2017 – Miten voimme oppia Tanskasta?

Kesäkuun kirjakampanja on ohi, joten nyt on aikaa palata hetkeksi Tanskan ja Next Libraryn havaintoihin ja kokemuksiin. Kuukausi on vaihtunut, mutta edelleen mielessä pyörii sama kysymys kuin kuukausi sitten: miten voisimme ottaa oppia Tanskasta?

Konferenssimatkamme ensisijaisena tavoitteena oli löytää uusia ideoita ja ajatuksia aikuisten pedagogisten palveluiden kehittämiseen. Suurin osa havainnoistani ei konkreettisesti osu sen tavoitteen ytimeen, mutta tukee sitä hyvin. Matkan jälkeen olen myös jo ehtinyt luonnostella vaihtoehtoja, joilla toteutamme suunnitelmallisemmin esimerkiksi nykyistä yhteistyötä vapaaehtoisyhteistyön osalta. Ydinkysymys ei ehkä olekaan MITÄ voimme oppia vaan MITEN voimme oppia kokemuksistamme ja havainnoistamme.

Vantaalla on lähdetty suunnitelmallisesti rakentamaan kirjastotyötä, jossa osa palveluista tuotetaan keskitetysti ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kirjaston organisaatiomallissa tehtävät ja vastuut on jaettu prosesseihin, joita ovat esimerkiksi aineisto- ja hankintaprosessi ja toiminnanohjausprosessi. Tässä prosessiajattelussa olemme Tanskan kanssa samassa linjassa.

Konferenssin alkajaisiksi tutustuimme Heidin kanssa tanskalaiseen kollegaamme, joka työskentelee Slagelsen kirjastojen markkinointitehtävissä. Slagelsen kirjastojen markkinointia ja viestintää tuotetaan prosessinomaisesti eli suurimmilta osin keskitetysti. Se ei tarkoita sitä, että yksikään kirjasto ei saisi itsenäisesti tehdä Facebook-päivityksiä tai sisällöntuotantoa vaan sitä, että kirjastot nojaavat kokoelmatyönsä, tapahtumatuotantonsa ja verkkosisältönsä yhdessä sovittuihin teemoihin. Esimerkkinä kollegamme mainitsi, että Slagelsen alueen kirjastoissa on vaihtuvat teemat, jotka vaihtuvat muutaman kerran vuodessa. Eräänä teemana oli ollut yksinäisyys, johon sidottiin kaikkien kirjastojen toiminta teemakauden ajaksi: kokoelmien kuratointi/esillepano, tapahtumat, somepäivitykset, verkkoaineistojen näkyvyys sekä julisteet/posterit käsittelevät samaa yksinäisyyden teemaa.

Markkinointi kirjastossa on siis pitkälti kirjaston perusarvojen alleviivaamista ja sen viestin välittämistä, sitoutumista ja erilaisten langanpätkien solmimista yhteen. Taitava markkinointi vaatii kuitenkin aikaa ja oivaltamista, usein myös ajatusten pallottelua muiden kanssa. Se on paljon enemmän kuin julisteiden suunnittelua, tapahtuma-artikkelin kirjoittamista ja niiden jakamista tilassa tai verkossa. Tärkeää on löytää tai rakentaa tuotteelle tai palvelulle identiteetti, johon asiakas kykenee samastumaan. Tästä asiasta pitäisi kirjastossa ja Suomessa puhua paljon enemmän. Kirjailija Tommi Kinnunen siteeraa omassa kolumnissaan Valtiontalouden tarkastamisvirastoa, jonka raportissa arvioidaan mm. Suomen olevan Ruotsia jäljessä markkinointiajattelussa siksi, että Suomessa markkinointi nähdään toisarvoisena, ”pehmeänä” alana.

Markkinointia ei voi olla olemassa ilman asiakasymmärrystä. Next Library –konferenssissa keskusteltiin moneen otteeseen siitä mitä asiakas todella haluaa ja mitä me oletamme hänen haluavan (Heidi kirjoitti aiheesta laajemmin). Jos siis asiakkaalla on jonkin tarve, me autamme muotoilemaan sen ja löytämään ratkaisun siihen. Jos oletetaan, että ymmärrämme asiakasta ja löydämme siihen ratkaisun, seuraava askel on ratkaisun markkinointi. Tähän me liian usein jämähdämme. Meillä on hyvä palvelu tai tuote, josta vain harva on tietoinen. Tässä vaiheessa markkinoinnin avuksi on otettava se voimavara, joka suomalaisilla kirjastoilla on: erittäin vahva asiakasyhteisö. Kirjastojen käyttöaste on suuri, ja ei-käyttäjät/potentiaaliset käyttäjätkin suhtautuvat kirjastoon myönteisesti, kuten esimerkiksi kesän Kirja matkaan! -kampanjassamme saatoimme havaita. Kirjaston oma asiakasyhteisö on siis usein kirjaston paras markkinointikanava, samoin kuin työhönsä tyytyväiset ja työtään arvostavat työntekijät. Tanskalaisten kokemusten ja tutkimusten mukaan asiakkaat myös arvostavat omien mieltymystensä haastamista ja yllätyksellisyyttä. Kirjasto koetaan luotettavaksi ja turvalliseksi paikaksi tulla esimerkiksi suositelluksi kirjaston avulla. On siis ennenaikaista edes harkita keskustelua kirjaston olemassaolon tarpeellisuudesta, mutta se ei tarkoita etteikö ajan vaatimuksiin ja haasteisiin pitäisi pystyä reagoimaan, toisinaan hyvinkin nopeasti.
Lopuksi vielä pohdintaa tanskalaisten kirjastojen visuaalisuudesta ja esteettisyydestä, jotka ainakin Silkeborgin ja Herningin havaintojen perusteella vaikuttavat olevan jonkin verran Suomea edellä.

Kirjastovierailujen ensimmäisinä asioina kiinnitin huomiota äänimaisemaan. Kuulokuva oli joka puolella kirjastoa pehmeä, vaikka meitä vierailijoita (ja muita asiakkaita) oli paikalla bussilastillinen. Kirjastot olivat valoisia ja yhdistivät sopivasti sekä pyöreitä että kulmikkaita muotoja. Rauhallinen äänimaisema muodostui siis todennäköisesti lattian materiaalin (paikoin jopa parkettia), kattoelementtien ja huonekalujen materiaalien yhteisvaikutuksesta. Tämän suunnittelutyön lisäksi erilaisten opasteiden ja tilassa näkyvien elementtien visuaalisuuteen oli kiinnitetty huomiota. En nähnyt epämääräisiä ja kotikutoisia A4-lippulappuja siellä täällä vaan tilojen luonteeseen tyyliteltyjä teippauksia harkituissa ja havaittavissa paikoissa. Pakko sanoa, että minua itseäni miellyttää, kun asiat näyttävät olevan järjestyksessä (vaikka koko arkitodellisuutta ei näillä vierailuilla yleensä näekään). Siitä syntyy ammattimainen mielikuva, samoin kuin rauhallisuudesta, jota kirjastoa esittelevät työntekijät myös edustivat. Kiireinen ja stressaantuneen oloinen työntekijä olisi varmasti luonut melko toisenlaisen kokemuksen tanskalaisista kirjastoista. Asiakastilojen viihtyvyyden lisäksi kiinnitin erityistä huomiota työtiloihin. Ne olivat tilavia, tyylikkäitä ja varustelutasoiltaan laadukkaita. Ruokailutilojen lisäksi samasta yhteydestä löytyi esimerkiksi kokoustilat, koulutustilat ja lepäilyyn ja vapaamuotoisempaan keskusteluun tarkoitetut löhöily- ja taukotilat. Tilaa siis oli! Työpisteiden varustelu sisälsi mm. säädettävät työtuolit ja pöydät, Skype-neuvotteluvälineet, suunnitteluvälineet (fläpit, taulut) ja säilytystilaa omille tarvikkeilleen.

Kysymys siitä, MITEN voisimme ottaa oppia, on laaja mutta vastattavissa. Voisimme ottaa oppia toimimalla selkeämmin ja avoimemmin, sitoutumalla samoihin tavoitteisiin ja kehittämällä edelleen kirjastojen yhteistä toimintatapaa ja perusviestiä. Tanskassa havaitsin jälleen kerran myös sen, että kirjastojen työyhteisöt ovat moniammatillisia. Kaikki eivät tee samaa. Tapaamamme markkinointiasiantuntija Slagelsesta kertoi työskentelevänsä peruskirjastotehtävissä yhtenä päivänä, n. 5 tuntia viikossa, jotta kosketus kirjaston arkeen säilyy. Silkeborgissa meitäkin opasti pedagogisiin tehtäviin keskittynyt työntekijä, jonka vastuulla ovat siis kouluyhteistyö sekä kirjaston esittelyt ja muut vierailut. Herningin kirjastossa jopa hyllytys ja logistiikka on ulkoistettu yritykselle, joka on logistiikka-alan toimija.

Kirjastotyön ydintehtävät ovat siis asiakaskohtaamisissa, suositteluissa, aineiston markkinoinnissa ja viestinnässä – siis yhteisön rakentamisessa ja yhdistämisessä. Omien kotoisten kokemusten perusteella arvelen, että meillä (Suomessa) tällaisen erityistävän toimintamallin pelätään altistavan organisaation haavoittuvuudelle, jossa yksittäinen työntekijä muuttuu korvaamattomaksi. Itse tervehtisin ilolla erityistehtävien ja moniammatillisuuden lisääntymistä kirjastoissa. Mahdollistamalla työntekijöille erityisiä tehtäviä, jotka perustuvat koulutukseen ja työntekijän omiin vahvuuksiin, työntekijä viihtyy työssään ja sitoutuu pysyvämmin ja pidemmäksi ajaksi organisaatiota. En näe siinä mitään haittaa, että työkaverin ammatillinen profiili, koulutus ja työhistoria poikkeavat omastani. Pääasia, että teemme työtä yhdessä ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Ihan lopuksi vielä yksi tärkeä huomio Tanskasta (yleisesti): tanskalaiset ovat iloista ja rentoa seuraa! Tanskassa ei tarvitse jäykistellä eikä pönöttää, ja se näkyy myös työssä. Töihin mennään viihtymään, tekemään ja saavuttamaan asioita yhdessä, ja melko usein jo se on juhlan paikka. Miksi emme mekin siis pitäisi vähän enemmän hauskaa työajalla, ei tämän tarvitse niin vakavaa olla.

Lasse Pekkarinen / pedagoginen yksikkö

PS. Lisää kuvia matkalta löytyy Facebook-sivultani.